Por: Luis Gerardo Ramírez Villela
El cumplimiento es fundamental en todas las sociedades para el correcto funcionamiento de su negocio e involucra prácticas anti-corrupción, laborales y de seguridad social, entre otras, para la correcta gestión de riesgos de cualquier sociedad.
El cumplimiento legal se sustenta en todas las disposiciones legales aplicables en México y en la normatividad interna, códigos de ética y códigos de conducta dictados por cualquier sociedad que, además, contengan los principios de gobierno corporativo a seguir en el curso ordinario de los negocios. En el ámbito del cumplimiento legal, se deben consideraciones específicamente materias tales como (i) anti-corrupción, (ii) laboral y de seguridad social, (iii) ambiental, (iv) fiscal y (v) de responsabilidad social.
Oficial de Cumplimiento
Si bien hoy en día no es obligatorio en México – excepto para sectores regulados específicos – nombrar un Oficial de Cumplimiento, la práctica de la industria se está moviendo hacia la designación de este cargo específico o el manejo de dichas prácticas de cumplimiento y gestión de riesgos a través de terceros.
La función principal del Oficial de Cumplimiento será comprender los riesgos a los que puede estar expuesta la sociedad según su sector industrial y el desempeño de sus operaciones comerciales. La sociedad debe garantizar la independencia de este funcionario y proveer todos los recursos necesarios para el desempeño de sus funciones de cumplimiento y gestión de riesgos.
Programa de cumplimiento
La mejor manera de iniciar el proceso de cumplimiento es a través de la creación de un programa de cumplimiento que debe cubrir la identificación de riesgos, la medición y evaluación de riesgos, la mitigación de riesgos, el informe y monitoreo de riesgos y la gestión de riesgos. Dicho programa debe estar alineado con la normatividad interna y el código de ética y conducta de cada sociedad, y comprender las áreas legales clave también según el sector industrial, pero deberá incluir cuando menos, asuntos de gobierno corporativo, regulatorios, contenciosos y contractuales.
Además, la creación de una plataforma interna de denuncia a través de la cual tanto los funcionarios y empleados como el personal externo (socios, proveedores, clientes, etc.) puedan denunciar actividades ilegales o delictivas dentro de la sociedad es un paso importante para mitigar cualquier riesgo potencial asociado con prácticas anti-corrupción y el cumplimiento de las disposiciones aplicables. Dicha plataforma puede ser administrada interna o externamente, o incluso a través de una combinación de asesores internos y externos encargados de hacer cumplir la normatividad interna para la protección de las operaciones de negocios.
Debe tomarse en cuenta que cualquier sanción deberá tomarse de conformidad con las leyes aplicables y la normatividad interna y contar con pruebas suficientes antes de llevar a cabo la investigación interna e imponer las sanciones correspondientes.
Auditoría Interna
Una vez implementado el programa de cumplimiento, será necesario realizar auditorías internas trimestrales a fin de verificar la efectividad y el cumplimiento de todos los empleados de la sociedad establecidos en dicho programa.
La auditoría legal cumplirá en parte con esta función de seguimiento y servirá también para identificar los posibles riesgos no solo desde el punto de vista legal, sino también operativo y contable, y generar las posibles soluciones para solucionar o minimizar los riesgos identificados.
Cabe señalar que, en los sectores regulados, además de la normatividad interna, existen auditorías legales específicas que deben realizarse para dar cumplimiento a las disposiciones legales aplicables y que, de no realizarse debidamente, pueden generar responsabilidades y sanciones por parte de las autoridades correspondientes.
La implementación correcta y eficiente del programa de cumplimiento no solo aumentará el prestigio de una sociedad, pero también generar una operación de negocios más efectiva.
