Por: Luis Gerardo Ramírez Villela
Las organizaciones de la sociedad civil deben celebrar convenios específicos para los distinto s proyectos en los que participan y deben considerar diversas cuestiones para su estructuración.
Dichos convenios son los que llamamos convenios de colaboración, mismos que son flexibles en cuanto a sus cláusulas ya que permiten ser adaptados correctamente a cada proyecto que se quiera llevar a cabo, y cuyo objeto principal será establecer los términos y condiciones bajos los cuales se desarrollara, coordinará y ejecutará un proyecto con un tercero (sea o no otra asociación).
En este tipo de convenios, se tendrán que describir las principales obligaciones del socio – empresa encargada de los donativos y solicitante del proyecto – las cuales pueden ser, entre otras: (i) realizar los donativos para el desarrollo del proyecto, (ii) establecer el diseño y características del proyecto junto con la organización, (iii) comunicación y reporte del proyecto, (iv) validación del proyecto, y (v) visitas de inspección y seguimiento al proyecto.
En este mismo sentido, las obligaciones de la organización podrían variar; sin embargo, en general consistiría en las siguientes: (i) aportación de servicios y asesoría, (ii) establecer el diseño y características del programa junto con el socio, (iii) lanzamiento de convocatoria y generar el proceso de selección, (iv) publicación de resultados, (v) seguimiento del proyecto, (vi) solicitud de informes a las organizaciones beneficiarias, y (vii) entrega de informes finales al socio.
Para efectos de un convenio de colaboración y el manejo del proyecto, es común contar con un Comité Operativo y un Comité de Selección, pero podrán crearse los comités que se consideren necesarios para el beneficio del proyecto.
Respecto a los donativos, la organización destinará los recursos asignados por el Comité de Selección a las instituciones receptoras, a través de la celebración de los contratos de donación correspondientes con cada institución receptora.
Es importante mencionar que tanto la organización como el fondo deberán cumplir con sus obligaciones fiscales y reportar el proyecto ante las mismas autoridades.
Finalmente, deben tomar en cuenta que en la elaboración de este tipo de convenios deberán estar asesorados legalmente para verificar que las cláusulas contenidas en el mismo no sean excesivas y definir los términos y condiciones de la administración de los recursos y los gastos correspondientes.
